Gặp gỡ "cô nàng 9x" chuyên gia tổ chức sự kiện

- Xin chào Linh, điều gì đã đưa đẩy bạn đến với công việc tổ chức sự kiện vậy?

- Tớ đến với công việc tổ chức sự kiện cũng rất tình cờ: Cách đây 5 năm, trường cấp 3 của tớ có truyền thống các lớp 11 chuyên Anh hàng năm sẽ tổ chức một dạ hội cho học sinh toàn trường. Năm đó đến lượt lớp tớ, và tớ đã nhận vị trí Trưởng nhóm Nội dung. Đứng từ vị trí người nghĩ ra nội dung cho chương trình, tớ đã bắt đầu nhận thấy tổ chức sự kiện là một công việc rất hay ho và phù hợp với mình. Tớ thích cách tư duy logic, vừa bao quát vừa chi tiết tỉ mỉ của người tổ chức, thích hoạt động nhóm, thích được góp sức thực hiện một chương trình thành công. Thế nên cứ mỗi khi thấy thời gian trống và có cơ hội là tớ lại tranh thủ “chộp” lấy ngay một sự kiện để tham gia, và cũng hi vọng có thể theo đuổi công việc này như nghề nghiệp chính của mình.

- Linh hình dung như thế nào về công việc tổ chức sự kiện?

- Theo kinh nghiệm của tớ, công việc tổ chức sự kiện cũng không khó hình dung lắm đâu!

Bước 1: Hình thành ý tưởng nội dung cơ bản cho chương trình, chốt danh sách đội làm chính (thường chỉ có 4 – 5 người); Bước 2: Lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện, các kế hoạch của từng nhóm nhỏ như kế hoạch truyền thông, đối ngoại, hậu cần, kỹ thuật…; Bước 3: Chuẩn bị: xin tài trợ, truyền thông quảng bá, tập luyện (đối với chương trình nghệ thuật); Bước 4: Chạy chương trình; Bước 5: Hậu sự kiện (gửi thư mời cám ơn nhà tài trợ, khách mời, báo chí…).

Mỗi chương trình sẽ có đặc điểm và khung thời gian chuẩn bị, thực hiện khác nhau, tuy nhiên đây là những bước cơ bản nhất mà tớ nghĩ chương trình nào cũng cần có.

- Những ngày đầu tiên tổ chức sự kiện bạn gặp những khó khăn, trở ngại gì?

- Khó khăn đầu tiên và lớn nhất chắc chắn là thiếu kinh nghiệm. Không có kinh nghiệm thì làm gì cũng thấy khoai. Việc phân chia nhóm tổ chức không hợp lý, công việc chồng chéo, nhiều lúc chạy không được suôn sẻ. Từng mảng cũng không được hiệu quả, như truyền thông còn ít chiêu trò hấp dẫn, đối ngoại chưa biết cách giao tiếp với doanh nghiệp, hậu cần thì chưa biết nhiều chỗ mua đồ giá cả phải chăng, kỹ thuật thì không biết sử dụng máy móc, không biết gì về các yêu cầu kỹ thuật cho một chương trình.

Khó khăn thứ hai là tầm nhìn khi đó còn hạn hẹp, nên nhiều lúc quyết định còn có phần trẻ con, suy nghĩ chưa sâu, chưa biết tính toán trước sau. Cũng may là tớ bắt đầu với những sự kiện quy mô nhỏ như dạ hội cho học sinh, thế nên vừa làm vừa rút kinh nghiệm. Làm xong học hỏi được nhiều và cũng tăng thêm tự tin để làm đà cho các hoạt động tiếp theo nữa.

- Theo bạn thì điều quan trọng nhất trong công việc này là gì?

- Theo tớ, khi tổ chức một sự kiện có 3 yếu tố quan trọng ngang nhau, đó là: lòng đam mê, sự nhiệt tình và sự phù hợp với công việc. Với 2 yếu tố đam mê và nhiệt tình, bạn sẽ có động lực làm cho bằng được một sự kiện, còn yếu tố phù hợp sẽ giúp bạn làm một sự kiện thành công.

- Bạn thấy những sự kiện ở cấp 3 so với những sự kiện ở bậc ĐH khác nhau thế nào?

- Đối với những sự kiện tớ đã từng tổ chức thì có, vì hồi cấp 3 tớ chỉ tổ chức dạ hội với quy mô nhỏ thôi, lại chỉ diễn ra trong 1 buổi duy nhất, với mục đích “vui là chính” nên tinh thần cũng thoải mái. Khi lên đại học và tham gia tổ chức các cuộc thi, các chương trình nghệ thuật, quy mô được mở rộng ra rất nhiều, áp lực từ khán giả, người tham dự cũng lớn hơn. Yêu cầu về tính chuyên nghiệp, tính chính xác, tính logic của bộ máy tổ chức cũng cao hơn rất nhiều, và khả năng để xảy ra sai sót phải giảm xuống tối đa. Nói chung là phức tạp hơn nhiều.

- Nói về tổ chức sự kiện, bạn thích được tổ chức những sự kiện như thế nào (giải trí/giáo dục), tại sao?

- Thực ra chủ đề của sự kiện không phải cái tớ quan tâm hàng đầu. Giải trí hay giáo dục đều có cái hay riêng, yêu cầu và thử thách riêng, vì thế mà cũng hấp dẫn tớ theo một cách riêng. Cái tớ quan tâm nhiều hơn là những người mình sẽ làm việc cùng. Chính họ sẽ quyết định mình có làm được chương trình hay không, và gây ảnh hưởng nhiều nhất đến tâm lý của mình. Nếu gặp được những người cùng chí hướng và quyết tâm thì công việc sẽ suôn sẻ và đỡ căng thẳng hơn, còn khi ở trong một tập thể có nhiều mâu thuẫn, thiếu trách nhiệm, không cùng hướng đến một mục đích chung thì khó khăn sẽ tăng lên rất nhiều lần.

- Sự kiện nào khiến bạn nhớ nhất?

- Tớ làm chưa đủ nhiều để có thể quên bất cứ sự kiện nào tớ từng tham gia. Mỗi sự kiện có một tầm ảnh hưởng riêng mà tớ luôn nhớ, nên khó có thể chọn cái nào đáng nhớ nhất. Chương trình dạ hội hồi cấp 3 đã đặt nền móng cho sở thích tổ chức sự kiện của tớ, cũng là thành công đầu tiên của tớ và các bạn cùng lớp ở vai trò người tổ chức sự kiện.

Cuộc thi Sinh Viên Năng Động là chương trình quy mô lớn đầu tiên tớ đứng ở vai trò “chủ trì”. Mặc dù quá trình trước chương trình có rất nhiều lỗi, nhưng đêm chung kết đã diễn ra rất suôn sẻ, và tớ đã học được rất nhiều về bản thân.

Dự án Ca nhạc & Kể chuyện Góc Phố Danh Vọng đánh dấu lần đầu tiên tớ thử sức với công việc truyền thông, với một chương trình giải trí và được làm việc với nhiều cô chú có chuyên môn trong giới nghệ thuật.

Festival tại Bỉ là một trải nghiệm về phong cách tổ chức sự kiện của các bạn trẻ ở nhiều nước trong khu vực châu Âu, cũng như về một lần được mang hình ảnh Việt Nam đến với bạn bè thế giới.

- Bạn học được gì từ những lần tổ chức sự kiện?

- Nếu đủ sức trải qua cả quá trình thực hiện một sự kiện, ắt hẳn bất cứ ai cũng sẽ học được điều gì đó cho mình. Với tớ, sau mỗi sự kiện, tớ lại thấy mình lớn lên và tự tin hơn rất nhiều.

Về kinh nghiệm, tớ học hỏi được về nhiều mặt trong quá trình tổ chức một sự kiện, như biết 1 ít về truyền thông, đối ngoại này, hay rút ra được mô hình hoạt động hiệu quả. Về bản thân, tớ thấy được nhiều điểm yếu, khiếm khuyết của mình hơn, cũng như học được nhiều điều tốt từ những người cùng làm việc với mình.

Theo tớ, công việc tổ chức sự kiện có thể dành cho bất cứ ai có lòng đam mê, nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm cao, biết hợp tác với mọi người và không ngại khó ngại khổ, vì họ chính là những người đa-zi-năng, sẵn sàng cố gắng để hoàn thành công việc được giao kể cả khi họ chưa từng làm công việc đó bao giờ.

- Bạn muốn dành lời khuyên gì cho những bạn trẻ thích tổ chức sự kiện?

- Nếu bạn đang ấp ủ tổ chức một sự kiện, hãy bắt đầu thật sớm và trân trọng từng ngày mình có thể dành cho nó.
Nếu bạn đang hoặc muốn tham gia một sự kiện, hãy xác định mình cần đóng góp toàn tâm toàn ý cho công việc chung, xông xáo nhận việc và cần có trách nhiệm hoàn thành công việc đúng hẹn. Như thế thì việc thực hiện công việc của bạn và những người khác sẽ suôn sẻ hơn, và khi chương trình kết thúc, bạn mới có lí do chính đáng để vui mừng.

- Dự định sắp tới của bạn là gì vậy?

- Hiện tại, tớ đang hỗ trợ các em trong CLB thực hiện tiếp cuộc thi Sinh Viên Năng Động mùa tiếp theo, và đang tham gia tổ chức một dự án nghệ thuật nữa ngay sau Góc phố danh vọng. Chắc rằng 2 sự kiện này sẽ “chiếm” hết tâm ý của tớ từ giờ đến hết hè năm sau rồi, và tớ hi vọng cả 2 đều thành công. Tớ cũng đang tìm kiếm cơ hội để học thêm về tổ chức sự kiện, và mong rằng đây sẽ là công việc tương lai của mình .

Mii Kin
Ảnh: NVCC